BrandMates | Protocolos
En este documento describiremos los protocolos o lineamientos bajo los cuales trabajaremos en el programa de BrandMates. El compromiso por parte del BrandMate para la ejecución de estos protocolos es indispensable para su permanencia dentro del programa. Como ya hemos mencionado anteriormente, tú recibes el mejor de nuestros costos, pero necesitamos que hagas una parte del trabajo.
Requisitos Básicos
Mínimo de compra por pedido: 3,500 pesos más IVA
Mínimo de facturación anual (12 meses) durante el primer año: 12 mil pesos más IVA
Mínimo de facturación anual (12 meses) a partir del segundo año: 25 mil pesos más IVA.
Todas las libretas de BMs llevarán la marca de imakenotebooks en la última página.
BM Dashboard
Todos los archivos necesarios para ejecutar correctamente las tareas los encontrarás en BM Dashboard.
También es el lugar donde podrás agendar una sesión de Zoom en cualquier momento que necesites asesoría.
Te sugerimos no perder de vista este enlace y consultarlo de manera inmediata cuando avisemos de alguna actualización.
Volumen vs BrandMate
Entendemos que los BrandMates de imakenotebooks pueden ser a su vez diseñadores freelance o trabajar para alguna agencia de diseño con una cartera de clientes propia a la cual se les puede ofrecer la libreta como producto para distintas necesidades.
Es muy importante que como BrandMate sepas distinguir entre tus pedidos como tal y tus pedidos por Volumen. Nuestros costos por Volumen son distintos al costo preferencial que recibes como BrandMate.
¿Por qué?, el programa de BrandMates apoya a pequeños diseñadores, marcas o comerciantes para que su pedido de libretas tenga el menor riesgo posible. Les damos el mejor precio que podemos ofrecer por un mínimo de compra de 3,500 pesos, en lugar de 500 piezas, por ejemplo. Partimos de la idea de que si un BrandMate crece, nosotros también crecemos y por eso apostamos a darles el mayor beneficio para apoyar desde el inicio ese crecimiento.
Un BrandMate tiene que hacer su pedido, pagarlo y vender las libretas en quien sabe cuánto tiempo podría tomarle.
Una empresa hace un pedido para un evento o una capacitación y las 100 libretas que pide son exactamente las que necesita y tiene un presupuesto que asignó para ello. El riesgo es nulo.
imakenotebooks reduce su utilidad al máximo en el programa de BrandMates, pero si permite que esto suceda en los pedidos de volumen, el taller eventualmente iría a la quiebra, pues no podría sostener tanto volumen de producción a tan bajo costo.
En el momento de realizar tu ODT tendrás que señalarnos si tu pedido es como BrandMate o de Volumen. Si detectamos que un BrandMate abusa de este recurso, nos veremos en la necesidad de darlo de baja del programa.
Los costos por volumen y con los cuales puedes cotizar a tus clientes los puedes encontrar en el BM Dashboard
Diseños y sus plantillas
Dentro del mínimo de compra de 3,500 pesos, los BrandMates pueden elegir tantos tipos y tamaños de libretas de nuestro catálogo vigente, así como aplicarles tantos diseños diferentes como lo requieran.
Las plantillas de diseño deberán estar ejecutadas de acuerdo a las instrucciones de la Tarjeta de Settings que encontrarás en el BM Dashboard.
Los diseños y sus elementos tendrán que enviarse únicamente por wetransfer y tendrán que ser enviados en cada pedido sin importar si los diseños son los mismos de un pedido anterior.
Nuestros Project Managers revisarán los archivos para asegurarse que todos los elementos técnicos para una correcta impresión estén presente, sin embargo, no es nuestras responsabilidad revisar errores ortográficos, elementos mal centrados o cualquier elemento faltante. En cualquier caso, si detectamos que el diseño no viene correcto (falta rebase, faltan guías, etc,) avisaremos al Brand Mate para que ejecute los ajustes necesarios.
Durante la Sesión de Arranque, siempre puntualizamos los errores más comunes y los detalles técnicos que hay que tomar en cuenta para que puedas entregar tus archivos correctamente.
La recurrencia de errores en la entrega de los archivos puede causar la baja del programa de BrandMates.
ODT
La orden de trabajo (ODT) consiste en un archivo de Excel que tendrán que llenar con los datos generales, descripción del pedido, relación de diseños, características de entrega y observaciones adicionales.
Las ODTs siempre serán ejecutadas por los BrandMates. Cada vez que que se realice un cambio o ajuste en el pedido, tendrán que modificar su propia ODT y enviarla nuevamente a imakenotebooks.
La ODT trae sus instrucciones de uso y para guardarla. La más importante es que sea ejecutada en excel, de lo contrario es muy probable que las fórmulas no funcionen correctamente.
Con la ODT generamos tu cotización y la pasamos directo a mesa de producción para que hagan tu pedido. Cualquier error y omisión que cometas en este archivo se reflejará automáticamente en la producción de tu pedido.
Adicionalmente, en este archivo encontrarás una pestaña de “Calculadora de mínimo de compra” para que te sea más fácil determinar cuántas y cuáles libretas necesitas para tu pedido en curso.
Errores frecuentes:
Los diseños que mencionan en ODT no nos los envían completos en las carpetas de los archivos. Un ejemplo concreto es que un Diseño tiene varios tamaños de libretas, pero en su carpeta solo está la plantilla Mediana y no la Clásica, por ejemplo. Muchas veces no es que hayan olvidado anexar el archivo sino que incluso olvidaron hacerlo. Como mencionamos anteriormente, nosotros no nos detenemos a revisar si han enviado su pedido completo o no, simplemente lo procesamos. Cuando este error sucede, la entrega del pedido se atrasará 2 días hábiles, ya que tenemos que suspender el pedido, esperar los archivos y mandarlos a imprimir para poder continuar. En ese lapso, nosotros tenemos que movernos a otros pedidos para seguir avanzando y luego retomamos el tuyo.
Usar la ODT de tu pedido anterior para tu nuevo pedido. Normalmente olvidan quitar comentarios, instrucciones o libretas del pedido anterior y esto hace que nos confundamos o nos equivoquemos. Todo esto repercute en la correcta entrega de tu propio pedido.
Envío de ODT y archivos
Los archivos de diseños y ODT tendrán que ser enviados vía wetransfer.
Antes de hacer el envío asegúrate que todos los archivos y elementos están completos dentro de las carpetas correspondientes.
Hay BrandMates que envían la ODT para “ir adelantando”, esto no nos sirve de nada, sin los archivos completos no podemos iniciar un pedido y solamente tardamos más en buscar la ODT en un mail para poder entender y procesar los archivos.
Responsabilidades del BrandMate durante el proceso de producción.
Una vez que tu pedido es procesado el BrandMate será responsable de los siguientes procesos:
Recibir, revisar y aprobar la cotización con un mail por escrito.
Estar al pendiente del mail por cualquier situación que se nos presente y que requiramos de su consulta.
Realizar el pago del pedido el cual puede ser desde el momento de la aprobación hasta el día de entrega programado.
Responsabilidades del BrandMate con las pruebas de impresión.
En caso de haber solicitado pruebas de impresión:
Presentarse a la hora acordada en el estudio de impresión.
En caso de no estar presencialmente durante las pruebas, estar pendiente del whatsapp para que la pruebas sean revisadas y en su caso aprobadas durante el mismo momento de la sesión de impresión.
Canales de comunicación
Es muy importante respetar los canales de comunicación que tenemos asignados de manera oficial, esto con el único fin que la información no se pierda y exista un historial en todo momento de las indicaciones que imakenotebooks recibe.
Correo electrónico | hola@imakenotebooks.com. En este canal se reciben las ODT’s, los archivos, y los comentarios para las pruebas de impresión.
Wetransfer: plataforma para envío de archivos de más de 10Mb.
Zoom.us: plataforma que usamos para las video conferencias de capacitación y resolución de dudas. Toda videoconferencia requiere una cita que se programa en nuestro Google Calendar.
Whatsapp: Este canal será usado únicamente para resolver dudas rápidas y cuando el tiempo es muy crítico. Posteriormente, la información que aquí se concrete tendrá que confirmarse obligatoriamente por correo electrónico para oficializarla. El abuso de este canal en situaciones que podrían haberse solucionado por correo electrónico puede causar la baja como BrandMate.
De acuerdo a las políticas de mejores prácticas laborales y respeto a nuestra calidad de vida, todos los canales de comunicación se atienden de lunes a viernes de 9 am a 6 pm.
Sesiones de zoom
Te invitamos a que nos apoyemos de manera constante por medio de las sesiones en Zoom. Además de la Sesión de Arranque cuando eres BrandMate nuevo, en cualquier momento puedes programar una sesión con nosotros para tener la asesoría que necesites o resolver cualquier tipo de dudas. Son muy eficientes y nos permite llevar contigo una relación personal, lo cual nos gusta bastante.
Las Sesiones de Arranque se programan en nuestro Calendario de Google.
Las sesiones para asesoría o dudas rápidas las podemos concertar vía mail o whatsapp en cualquier otro momento, solo escríbenos antes para ponernos de acuerdo según nuestra disponibilidad.
Tiempos de entrega
Es muy importante que tomes en cuenta que cualquier pedido que hagas nos toma al menos 5 días hábiles de producción. Esto es desde el momento en que tu pedido queda confirmado y lo podemos pasar a mesa de producción. Todos los ajustes o trabajo que suceda antes de esta confirmación no corre como “tiempo de producción”.
El tiempo de producción lo asignamos desde tu cotización, con lo cual tu lo sabes con la suficiente antelación. Te pedimos que si tienes una fecha crítica de entrega nos lo hagas saber desde el primer contacto para que te podamos confirmar la viabilidad de la entrega en la fecha en que necesitas tu pedido.
En ocasiones podremos entregarte antes pero dependerá de la carga de trabajo que tengamos, por eso no siempre podemos asegurarlo.
En ocasiones, si tenemos mucha carga de trabajo, podremos recurrir a un cargo por urgencia para poderte entregar antes. Este cargo por urgencia lo hacemos ya que le tenemos que pedir a nuestros Hacedores de Libretas que trabajen horas extras, mismas que pagamos al doble.
TIEMPOS DE ENTREGA EN FIN DE AÑO: a partir el mes de noviembre del año en curso, los tiempos de entrega para BrandMates se duplicarán en automático, pues el taller tiene mucha carga de trabajo en esas fechas y un BrandMate siempre debería anticipar sus pedidos para poderlos comercializar correctamente en esta época.
Recepción del pedido
Como los envíos para BrandMates son gratis, asumimos que el 100% de los BrandMates estará de acuerdo en que le hagamos llegar su pedido.
Es importante que la dirección de entrega esté habilitada para recibir paquetes de Lunes a Viernes en un horario abierto de 9:00 a 20:00 horas, ya que no podremos hacer entregas en horarios exactos. En caso de que el pedido no pueda ser entregado será responsabilidad del BrandMate recoger su pedido en el taller o hacer el pago correspondiente para un segundo intento de entrega.
Los pedidos dentro de la CDMX serán entregados el mismo día de la fecha de entrega ya sea en un servicio de mensajería por moto o taxi.
Los pedidos fuera de la CDMX se enviarán por FEDEX el día de la fecha de entrega y tardarán de 3 a 5 días hábiles en llegar.